关于会议接待方案

会议方案 时间:2017-08-03 浏览
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  会议接待方案

  XXXX有限公司:

  根据贵公司要求,我司为贵公司此次会议设计了如下会议方案,若有何疑问,请及时与我公司联系,再做具体协商。

  一、会议日程安排

  XX月X日:机场接机,报到,入住酒店

  我公司派专车至机场,接来自各地的贵公司参会人员,送至酒店,安排参会人员报到,安排参会人员入住酒店休息。

  X月X日~X月X日:会议召开

  安排参会人员前往会议场地参加会议,我公司派专人协助会务组做好会议中各方面的协调工作,以及各种突发事件的处理。

  X月X日~X月X日:会议旅游考察,结束会议

  优惠价格安排参会代表的会后旅游考察工作和离开河南的票务、接送工作。

  二、整体会务服务:

  1、会议整体策划、设计。

  2、全程会议操作、跟踪。

  3、会后总结、会后整体安排。

  三、服务流程:

  (一)会前准备

  1、实地考查

  会议召开前,我公司派专人陪同考查团实地考查我公司提供推荐的会场、入住的酒店、就餐餐厅、旅游线路。在考查过程中,双方就会议安排方面的细节做进一步的协商,敲定会议最终方案。

  2、会场布置会议召开前一周内,贵公司派会务组至河南具体城市,我公司派专人配合会务组与会场提供方就会场布置方面进行具体设计安排,会议召开前

  一天将会场按会议要求布置妥当。

  3、会议设施

  在会议召开前,我公司按照贵公司的要求,就会议所需设施进行制作、租用、安排。如:平面立体、AV设计、代表证制作、接机牌、车牌、车贴,贵宾鲜花花环、酒店外景空飘、彩虹门、刀旗、灯笼立柱、横幅、汽球编花、鲜花墙、礼仪、接待台、接待台卡、专业桁架(平面、立体)、特装搭建(舞台、背景板、展台、会议日程展架、易拉保、各种指示牌及通联对讲机等。

  4、参会人员报到

  参会人员到达之前,我公司配合会务组安排布置参会人员入住的酒店大堂内的会议报到。

  5、会议召开

  我公司派专业会务人员配合会务组进行具体的会议操作。

  6、票务信息提供

  及时准确提供机票、火车票信息,同时可以代订飞机票。

  (二)会中服务:

  1、提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务。

  2、提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作,(包括办理代表签到、接待、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作)。

  3、会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。

  4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。

  5、提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务,(如:打印、复印会议相应资料,提供房间鲜花、水果,摄影等),代办会展用品的航空、铁路托运和河南土特产及会议礼品。

  (三)会后总结:

  1、优惠价格安排参会代表的会后旅游考察工作。

  2、协助会议人员处理会后事宜,进行会议期间的工作总结。

  四、附录

  (一)酒店信息

  (二)旅游线路

  (三)景区信息

  (四)会议餐饮

  (五)会议用车

  (六)具体报价(一团一议)

  大型会议接待方案

  (一)会议接待方案的含义

  会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案,属于会议专题策划方案,可以包含在会议总体方案中,也可以单独拟写,作为会议总体方案的附件。

  (二)会议接待方案的基本内容

  1、接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多,包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等,有以政府代表团名义来访的,也有联合组团参加的,还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待,即接待的缘由、目的和意义。

  2、接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

  3、接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时,主办方出面的人员的身份,以及主办方安排的食宿标准等。

  4、接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

  5、接待日程。写明各项接待活动的日程安排。

  6、接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组,分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

  7、接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排,有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出,涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。

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